Nous demandons aux bénévoles de remplir la Demande d'adhésion et de nomination d’un bénévole en début de chaque saison de scoutisme. L’objectif de cette cueillette d’information est d’obtenir les renseignements appropriés pour notre procédure de sélection, de nous assurer d’avoir les renseignements pertinents en cas d’urgence, de clarifier nos attentes quant à votre rôle de bénévole et de vous demander de prendre un engagement envers votre rôle.  Vos collègues animateurs sont conscients que les renseignements fournis sont personnels et confidentiels, et ces derniers prennent les précautions nécessaires en ce qui a trait à la conservation des dossiers et à l’accès à ces informations en cas de nécessité absolue. 

Le Système de gestion des membres (SGM) est une base de données de tous les membres de notre organisation de scoutisme et une application Web pour l’inscription des membres. 

Par ailleurs, nous aimerions vous fournir des précisions concernant les différentes sections du formulaire.  Pour obtenir un formulaire, cliquer ici - English  - Français

Renseignements d’adhésion : Cette section recueille des renseignements de base sur les membres tels que le nom, l’adresse, etc. Voici comment ces renseignements nous permettent de mieux travailler avec vous comme bénévole.

-         Affiliation religieuse : Cette information nous permet de nous assurer une programmation qui soit en accord avec notre principe de devoir envers Dieu et l’importance que nous accordons à la spiritualité. De plus, cela nous permet d’identifier les restrictions alimentaires et de réaliser notre désir d’offrir des programmes et des activités adaptés aux diversités culturelles.

-         Employeur actuel : Lorsque les entreprises font des dons au scoutisme, elles peuvent nous demander combien d’employés de l’entreprise sont bénévoles au sein de l’organisation. Cette information est traitée de façon globale et aucun nom ne sera divulgué.

-         Profession/Emploi : Cette information est utile pour identifier des personnes-ressources de la communauté qui peuvent appuyer le scoutisme et offrir des conseils sur différents enjeux ou différentes tâches.

-         Vous pouvez également utiliser cette section pour indiquer des composantes familiales, médicales ou autres exigences culturelles et religieuses que nos animateurs doivent connaître pour mieux appuyer votre expérience comme bénévole au sein de notre organisation.

Renseignements médicaux/d’urgence : Ces renseignements sont essentiels afin de permettre à vos collègues animateurs de connaître à l’avance tout besoin éventuel lors du déroulement d’une activité (par exemple – une allergie aux piqûres de moustiques) et de posséder les renseignements pertinents pour évaluer la situation et réagir promptement si une urgence devait survenir.

Renseignements et procédure en cas d’urgence : Ces renseignements nous aident à donner le meilleur soutien possible en cas d’urgence. Nous aviserons la personne désignée le plus tôt possible si une urgence demandant une intervention médicale immédiate devait se produire.

Références :  La vérification des références est une étape importante de notre procédure de sélection des nouveaux bénévoles.  Veuillez indiquer un numéro de téléphone au domicile ainsi qu’un autre numéro si possible. Si nous ne pouvons joindre les personnes mentionnées comme références, nous vous demanderons de nous donner d’autres références. Une des références peut être un membre de la famille.

Renseignements sur la politique de confidentialité et consentement d’utilisation de photos : Scouts Canada s’engage à respecter la vie priée de nos membres et de leur famille. Vous pouvez consulter notre politique concernant la vie privée en cliquant sur le http://sunshine.scouts.ca/bpp/section 12000.pdf. Les cases à cocher permettent de refuser que des photos/vidéos de vous participant à des activités de scoutisme ne soient utilisées dans les publications de Scouts Canada, des publicités et le site Web, de choisir de ne pas être informé des collectes de fonds et autres avantages pour les membres.

Accord des participants : Dans cette section, nous vous demandons de prendre un engagement envers le scoutisme et des actions et des responsabilités précises énumérées dans cette section. 

Note aux animateurs : C’est un rappel vous informant que les copies de la Demande d'adhésion et de nomination du bénévole et du Formulaire d’inscription du participant au programme conservées au niveau du groupe ou du secteur doivent être envoyées au bureau du conseil à la fin de l’année.