Coordonnateur(trice) des réservations des opérations des propriétés

Durée : Ceci est un rôle à durée déterminée (un an, à temps partiel et 30 heures par semaine)

Lieu de travail : À distance

Vous voulez changer le monde? Chez Scouts Canada, notre vision est : « des jeunes Canadiens qui contribuent réellement à la création d’un monde meilleur». Nous avons besoin d'un leader passionné qui nous aide à réaliser notre mission : « aider les jeunes à devenir des personnes équilibrées, mieux préparées à la réussite dans le monde ».

Relevant du Directeur des opérations des propriétés. Le/La coordonnateur(trice) des réservations des opérations des propriétés est chargé(ée) de fournir un service à la clientèle et un soutien exceptionnels pour toutes les réservations et/ou demandes de renseignements connexes chez Scouts Canada.

Il s'agit d'une opportunité de télétravail et le/la candidat(e) situé(ée) n'importe où au Canada.

 

Les devoirs et les responsabilités:

• Fournir un service client exceptionnel pour toutes les demandes de réservation de propriété.
• Aider aux réservations, aux demandes de réservation et aux justificatifs de paiements via un logiciel de réservation national.
• Offrir des informations aux clients et encourager les réservations.
• Effectuer le suivi auprès des clients au besoin. 
• Engagement client après l'expérience post-camp.
• Assurer la liaison avec le personnel des propriétés et les bénévoles pour garantir que le système de réservation est mis à jour en cas de besoin.
• Travailler directement avec les comités de camp, les bénévoles et le personnel pour assurer une expérience client exceptionnelle.

Les opérations de réservation

• Recevoir et répondre aux tickets du service d'assistance dans les délais impartis.
• Remplir les exigences administratives pour les réservations de tiers, y compris la création de contrats et la notification au personnel sur place des détails de la réservation; collecter les documents en suspens tels que les contrats, les assurances et les informations de facturation; s'assurer que les comptes de réservation de tiers sont à jour et collecter les comptes impayés.
• La création de procédures opérationnelles standard et de guides d'utilisation pour les propriétés et les clients, selon les besoins.
• Rapprocher les frais mensuels reçus via le système de réservation et transmettre les rapports de paiement et les factures au département des finances pour traitement. 
• Préparer et distribuer les rapports requis selon les procédures établies.
• Mettre à jour et maintenir le logiciel de réservation de camp selon les besoins, y compris la compilation et des modifications apportées au profil du camp, aux prix et aux services fournis.
• Effectuer des tâches administratives liées aux réservations de camps telles que le codage des transactions, la génération de rapports et le transfert des informations de réservation aux camps respectifs.
• S'assurer que toutes les politiques et procédures de réservation sont suivies.
• Faire des recommandations pour améliorer les politiques et les processus afin d'augmenter l'efficacité et la satisfaction des clients. 
• Le développement d'événements et de plateformes d'inscription aux camps d'été. 
• La gestion des listes de participants pour les réservations des propriétés.
• Gérer les subventions et les codes de réduction pour les réservations et les inscriptions.

Collaborer et soutenir l'équipe des propriétés

• Procurer des mises à jour, des résumés et des données sur les progrès et l'état des réserves de propriété nationale.
• Soutenir et aider les autres membres du personnel des opérations des propriétés et de Scouts Canada.
• Collaborer et travailler avec tous les membres de l'équipe des opérations des propriétés sur des tâches et des projets pour continuer à réaliser la mission, les objectifs et les priorités de Scouts Canada.
• Contribuer à la mise en œuvre de nouvelles initiatives liées au portefeuille de l'équipe des operations des propriétés.

 

Les compétences requises:

• Un diplôme d'études secondaires (un diplôme collégial/universitaire est préféré)
• Un minimum de 2 ans d'expérience dans un rôle administratif général ou connexe 
• Un minimum de 2 ans d'expérience en relation client ou en engagement bénévole 
• Une connaissance approfondie des pratiques et des procédures administratives
• Maîtriser MS Office et Adobe
• De l’expérience avérée et de l’engagement envers d'excellentes pratiques de service client. 
• La capacité de travailler avec un minimum de supervision dans un environnement au rythme rapide.
• De l’expérience avec des systèmes de gestion de contenu et/ou des bases de données. 
• Il/Elle doit être un modèle des valeurs de Scouts Canada, y compris le programme de sécurité des enfants et des jeunes. 
• Fournir un extrait de casier judiciaire (ECJ) vierge et un certificat d’aptitude à travailler auprès des personnes vulnérables (CATPV).
• Connaissance d’un système de réservation tel que Double Knot ou avoir de l’expérience dans la coordination des réservations de camp serait un atout. 
• Des solides compétences interpersonnelles, de l’attitude amicale et de la capacité de travailler avec tous les niveaux du personnel de l’organisation, des bénévoles et du grand public de manière confiante, courtoise et professionnelle. 
• Être fiable et ponctuel(lle) avec une capacité avérée à travailler de manière indépendante ainsi qu'à performer efficacement dans un environnement d'équipe. 
• Avoir d'excellentes compétences en communication et la capacité de communiquer efficacement avec tact et courtoisie oralement et par écrit.
• Posséder des compétences organisationnelles et une gestion du temps exceptionnelles pour prioriser, planifier et programmer plusieurs tâches en parallèle, en veillant à ce que tous les délais soient respectés et que les demandes soient répondues.
• Faire preuve d'appréciation, de respect et de camaraderie tout en travaillant dans une équipe performante avec une charge de travail partagée et une vision et des objectifs communs mesurables.
• Être un(e) penseur(euse) analytique qui a contribué avec succès à l'amélioration des normes, des politiques et des processus. 
• Être caractérisé(ée) par un sens aigu du détail pour garantir la précision à tout moment.
• Déployer de la flexibilité et de capacité à changer rapidement de direction/priorité. 
• Avoir une capacité démontrée à apprendre et à adopter de nouvelles technologies de bureau.

 

Les conditions de travail:

• Fournir un extrait de casier judiciaire (ECJ) vierge et un certificat d’aptitude à travailler auprès des personnes vulnérables (CATPV) avant la date de début de votre nouvel emploi.
• Une exigence de formation obligatoire
• Un environnement de travail à distance 
• Des horaires de travail réguliers avec quelques activités en soirée requises pour s'adapter aux tâches dans différents fuseaux horaires. 

 

Nous avons ce qu'il vous faut:

Nous offrons un ensemble complet d’avantages sociaux comprenant un rabais sur la marchandise, une assurance maladie complémentaire, une couverture sur ordonnance, soins de la vue et dentaires, et bien plus encore.

Le salaire horaire pour ce poste est de 23,60 $

 

Prêt(e) à postuler?

Si c'est le job de vos rêves, contactez-nous! Parlez-nous de vous dans une lettre de motivation. Nous voulons connaître votre histoire, votre parcours, vos réalisations et pourquoi ce rôle correspond bien à vos aspirations professionnelles futures. Nous voulons en savoir plus sur vous et vos passions!

Soumettez votre curriculum vitae et votre lettre de motivation aux RH à humanresources@scouts.ca. La date limite pour postuler est le 2 mai 2024 à 17 h HNE.

Nous remercions tous les candidats pour leur intérêt mais seules les personnes sélectionnées pour un entretien seront contactées. Les curriculum vitae sont traités par ordre de soumission.

Scouts Canada s'engage envers l'équité, la diversité et l'inclusion sur notre lieu de travail et dans nos processus de recrutement. Nous encourageons les candidatures des membres de tous les groupes racialisés, de toutes les identités de genre et orientations sexuelles, des personnes autochtones et des personnes ayant des capacités diverses.

Accessibilité et accommodement : Scouts Canada s'engage à développer un processus de sélection et un environnement de travail inclusifs et sans obstacles. Les demandes d’accommodement doivent être faites à l’avance aux RH à humanresources@scouts.ca et seront traitées de manière confidentielle.

 

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